Transformation managériale : à la CAF du 93, un séminaire & des outils pour aider à penser hors cadre

Fidélisation des collaborateurs, engagement, cohésion d’équipe, agilité… Les nouveaux défis auxquels font face les managers nécessitent de savoir penser hors cadre. Pour les y aider, la CAF de Seine-Saint-Denis a organisé l’année passée un séminaire sur la transformation managériale et a commencé à mettre en place un certain nombre d’outils. 

Pourquoi et comment avez-vous mis en place ce séminaire ?

Nous nous rendions bien compte en lisant les actualités RH dans la presse et sur les réseaux sociaux que les attentes des salariés envers leur manager étaient en train de changer, et que le manager d’hier ne pouvait plus être celui d’aujourd’hui. Cela a été accéléré notamment par la période Covid, avec un changement de mentalité et de nouveaux défis. C’est pourquoi nous avons souhaité porter ces sujets au sein de notre caisse.

Nous avons donc réuni la communauté managériale, soit 80 personnes, sur une journée complète. Au programme : le matin un apport théorique, et l’après-midi un travail de réflexion sur les besoins de chacun face à ces nouveaux défis… auxquels ils sont à vrai dire déjà confrontés au quotidien. En pratique, nous avons fait appel à des intervenants extérieurs (un professeur de l’ESSEC Business School ainsi que des représentants de la Direction Interministérielle de la Transformation Publique).

Puis nous avons travaillé de façon collaborative en format « world café » pour ouvrir la conversation et faire émerger de nouvelles propositions.

Qu’est-il ressorti de cette journée ?

Nous avons identifié 4 grands défis : 1/ la fidélisation des collaborateurs, 2/ la cohésion d’équipe, 3/ le maintien de l’engagement et 4/ l’agilité par rapport aux évolutions sociales et sociétales. Au total, ce sont 90 propositions qui sont ressorties et que nous avons structurées selon ces thématiques. Bien sûr, nous avions déjà apporté des réponses pour un certain nombre d’entre elles, mais tous les champs n’étaient pas couverts.

Concrètement, quels outils et actions allez-vous mettre en place ?

Au préalable, nous avons revu les référentiels des managers notamment pour intégrer davantage la dimension RH dans leurs missions. Nous avons ensuite commencé à formaliser un kit managérial. Il contiendra d’abord une charte, qui portera notamment sur des valeurs identifiées par le comité d’orientation stratégique, qui regroupe l’équipe de direction et les managers stratégiques, et qui devra servir de cadre de référence sur la posture du manager au quotidien. Mais nous avons surtout mis l’accent sur des fiches pratiques, élaborées de manière conjointe par des managers volontaires et un RH lors d’ateliers d’1h30 sur les différentes thématiques.

L’idée était de les faire échanger sur leurs pratiques, pour consigner sur 2 pages maximum tout ce dont ils ont besoin au quotidien sur des sujets aussi divers que la conduite de réunion, la créativité, le feedback à un collaborateur, ou encore des aspects RH comme l’EAEA, l’absentéisme, les RPS… Même si nos managers sont déjà bien formés, il leur manquait ce type de contenu très opérationnel, qui ne soit pas une présentation de 100 slides mais qui récapitule simplement les objectifs, les étapes clés, les erreurs à éviter, les ressources à disposition, et les contacts utiles.

Enfin, d’autres actions ont reçu un accueil enthousiaste des managers ; l’acquisition d’un ATS sur le recrutement leur permettant de consulter les candidatures reçues au fil de l’eau et de leur donner davantage de visibilité sur le process ainsi que la mise en place d’une formation sur la prévention des RPS. 

Avez-vous aussi prévu un accompagnement ?

Nous souhaitons porter en interne les initiatives proposées par CAP’M, comme le co-développement. Mais nous avons aussi ressenti lors du séminaire un besoin de plus de transversalité au sein de notre communauté managériale, pour casser les silos des directions. C’est pourquoi nous allons proposer des ateliers d’échange de bonnes pratiques, pour 8 à 10 managers volontaires, réunis sur une demi-journée avec un facilitateur de l’IRFAF. L’objectif est de pouvoir aborder librement leurs difficultés du quotidien, autour de 3 thèmes préalablement définis, pour y réfléchir ensemble.

Dans l’immédiat, nous avons déjà travaillé avec les managers sur une dizaine de fiches pratiques et les retours sont très positifs. Cela leur permet d’échanger entre eux, de faire connaissance dans un autre cadre… c’est d’autant plus intéressant qu’ils ont souvent des environnements métiers complètement différents. Ils apprécient également que ce soient des outils coconstruits par eux-mêmes, et non uniquement quelque chose de descendant imposé par la direction.  

En quoi ces pratiques et modes de pensée « hors cadre » sont-ils importants ?

Il faut pouvoir reprendre de la hauteur sur nos façons de travailler. L’activité quotidienne et l’opérationnel ont tendance à monopoliser toute notre attention, et l’on ne s’ouvre pas assez à ce qui peut se faire à l’extérieur, hors de notre propre cadre de travail. La newsletter CAP’M contribue à élargir notre champ de réflexion mais on n’a pas encore suffisamment le réflexe ou le temps d’aller voir sur les réseaux et dans les revues ce qui se fait, y compris dans le secteur privé.

A terme, nous aimerions d’ailleurs avoir notre propre outil de partage des pratiques managériales extérieures, pour relayer et discuter avec notre communauté de ce qui se fait ailleurs. Qui sait, on pourrait même créer un club de réflexion sur le sujet !