Pour fluidifier la communication interne, l'EN3S lance ses "Café sans filtre"

Angélique Josserand, directrice adjointe de l’école, Céline Dubois, responsable communication, et Julie Digonnet, chargée de communication

Comment favoriser les échanges internes et la transversalité dans les organismes de Sécurité sociale ? C’est la question que se sont posées les équipes de l’Ecole Nationale Supérieure de la Sécurité Sociale (EN3S) pour aboutir à la création de deux nouveaux formats de rencontre, dont le « Café sans filtre ». Retour sur ce nouvel espace de dialogue avec ses 3 principales responsables : Angélique Josserand, directrice adjointe de l’école, Céline Dubois, responsable communication, et Julie Digonnet, chargée de communication.

Comment est née l’idée du « Café sans filtre » ?

Angélique Josserand : A la lecture des résultats du baromètre social de notre école, nous avions constaté une attente de nos collaborateurs quant à la communication interne. Conscients des marges de progrès qui existaient, nous avons mis en place un groupe de travail sur le sujet. C’est à cette occasion qu’est venue l’idée de développer deux nouveaux formats de rencontre et d’échange que sont le « Café sans filtre » et « Parlons Sécu ». 

Céline Dubois : Même si nous sommes une école de taille relativement modeste, nous avons une grande diversité de missions et donc un vrai enjeu de décloisonnement entre les différentes équipes. Nous avons historiquement davantage investi la communication externe qu’interne, c’est pourquoi nous avons mis en place ce groupe de travail inter-directions.

Ce qui est ressorti, c’est qu’au-delà des événements « institutionnels » comme la cérémonie des vœux ou le séminaire annuel du personnel, nous avions besoin de temps collectifs moins formels tout au long de l’année qui permettent l’échange tout en restant relativement courts. Cela avec une prise de parole incarnée et transparente, qui ne se résume pas à de la communication descendante comme lors de la présentation des indicateurs ou du bilan de la COG.

En quoi consistent ces deux formats ?

AJ : Ce sont des moments où notre directeur général s’adresse directement, « sans filtre », à l’ensemble des collaborateurs, quel que soit leur niveau hiérarchique. Le « Café sans filtre » est un temps consacré aux sujets essentiellement internes, avec un accent particulier mis sur l’échange : nous souhaitons qu’il y ait du débat, que les collaborateurs puissent faire part de leurs retours sur ce qui est partagé par le DG, y compris en remontant des insatisfactions de leur part, s’il y en a.

CD : « Parlons Sécu avec le DG » est lui davantage tourné vers l’actualité de la protection sociale. Tous nos collaborateurs ne sont pas forcément au clair sur ces questions : cela nous permet de mettre tout le monde au même niveau d’information, en évoquant les évolutions en cours et à venir. C’est aussi un moyen pour eux de prendre du recul par rapport à leurs sujets du quotidien.

Plus précisément, comment se déroulent ces « Cafés sans filtre » ?

Julie Digonnet : Le format total est de 45 minutes – 30 minutes de prise de parole répartie entre notre DG et les collaborateurs porteurs du sujet du jour, puis 15 minutes d’échange avec la salle (nous encourageons les collaborateurs à venir sur place, même s’il reste possible d’y assister en distanciel). A l’issue de ces 45 minutes, nous avons un temps de convivialité autour d’un café, durant lequel on propose également des fruits. 

Le tout est organisé 3 fois par an et sur la base du volontariat : chacun étant libre d’assister ou non à ces échanges, même s’ils sont en général très suivis par plus de 80% de nos collaborateurs.

Quelles sont les thématiques abordées lors de ces rencontres ?

JD : Elles sont fixées selon les suggestions de la direction et des collaborateurs, ces derniers étant eux aussi invités à faire des propositions. Pour le lancement de ce nouveau format, en mars 2024, nous avons d’abord parlé du nouveau centre de ressources « Univers Sécu ». Le DG et les équipes ont pu expliquer la démarche, l’avancement du projet et les apports pour les autres collaborateurs.

En juin, le sujet était les aménagements internes et l’avancement des travaux de l’école – une thématique portée avec la direction des ressources, et qui a beaucoup intéressé les collaborateurs. Enfin en septembre dernier, le DG et la direction des ressources humaines ont évoqué les résultats du dernier baromètre sur le bien-être au travail, un sujet également très attendu en interne.

Pour la prochaine occurrence en février, nous allons aborder les 80 ans de la Sécu, et la façon dont l’EN3S va porter cet anniversaire.

Quid de « Parlons Sécu » ?

CD : Ce format concerne des thématiques plus larges, qui touchent à la Sécu elle-même, et nous définissons les sujets en fonction de l’actualité des politiques sociales.  Par exemple, la dernière rencontre posait la question « comment porter la Sécu sans loi de financement ? » Ici aussi, les collaborateurs peuvent proposer des thématiques, et c’est notre directeur général qui va venir décrypter le sujet choisi. C’est autant une occasion pour nous de faire la pédagogie de la protection sociale que de faire le lien avec nos nouveaux produits pédagogiques, comme par exemple les épisodes du pod cast « Parlons peu parlons sécu » que l’on présente aux collaborateurs.

Quels sont les retours en interne ?

AJ : Notre dernier baromètre social indique une progression en ce qui concerne la communication interne, je pense donc que nous sommes sur la bonne voie. D’autant qu’il ressort des choses très concrètes de ces débats : par exemple, à l’issue des discussions sur nos locaux, la cafétéria a été rénovée. C’est aussi une occasion de donner du sens à des projets, comme pour le 80e anniversaire de notre institution. Cela dans un format plus accessible qu’une note écrite, par exemple sur la COG.

Ce qui importe également, c’est que ce soit notre directeur général qui prenne lui-même la parole en se rendant disponible pour ces moments. Les collaborateurs savent qu’il a un agenda très chargé, et que ce temps qui leur est accordé témoigne de sa volonté forte de donner du sens, d’éclairer et d’être à l’écoute. D’autant qu’ils peuvent ensuite s’adresser directement à lui lors du temps de convivialité.

Je pense que ce type de moments est non seulement utile mais aussi facilement duplicable dans d’autres organismes. Que le directeur prenne le temps de venir parler des politiques publiques avec les collaborateurs sans rester uniquement dans le quotidien de l’activité permet à ces derniers une meilleure appréhension des enjeux et défis de l’Institution dans laquelle ils évoluent.