Le numérique pour intégrer les nouveaux salariés

La rubrique #PréparerDemain raconte comment la Sécurité sociale dynamise sa politique employeur. Au programme : un bilan de la crise sanitaire et des perspectives pour l'avenir !

Ils sont plusieurs organismes de Sécurité sociale à avoir franchi le pas du numérique dans la phase d’accueil des nouveaux embauchés. Le mouvement démarré durant la crise sanitaire continue à faire des émules. Impossible de se passer des nouveaux outils d’intégration numériques tant ils font gagner du temps et facilitent la vie ! 

Reportage avec : la CPAM des Bouches-du-Rhône, la CPAM de la Sarthe et la Caf de la Loire. 

Comment intégrer massivement les nouveaux embauchés sans les rencontrer individuellement en présentiel ? Le parcours d’intégration digital, aussi appelé onboarding, permet aux nouveaux collaborateurs de se familiariser autrement avec leur nouvel environnement de travail.

Découvrir l’employeur sous une forme ludique et numérique, est devenu possible. La transition « je subis la réunion de présentation d’intégration » à « je choisis de m’intéresser à la culture de l’organisme » est à l’œuvre ! Go on. 

L’initiative est en place à la CPAM des Bouches-du-Rhône et celle de la Sarthe, qui l’utilisent depuis plusieurs mois. « Avec les recrutements importants que nous avons dû réaliser en période Covid pour tous les postes de traceurs, et l’incapacité de pouvoir rencontrer les personnes du fait des restrictions sanitaires, nous avons adopté cet outil d’intégration numérique sur Klaxoon », explique Aymeric Chagot, manager RH à la CPAM des Bouches-du-Rhône. 

L’avantage : une prise en main très simple, un format ludique, qu’on peut même suivre depuis son téléphone. Il suffit de cliquer sur le lien présent dans le mail d’invitation. On rejoint alors la mission intégration. En cinq étapes, le nouveau collaborateur accède à une présentation de la CPAM, découvre la Sécurité Sociale, son utilité, sa structure, ses valeurs et les services dont il peut bénéficier : un accompagnement dans la recherche de logement, une assistante sociale disponible, le CSE et les avantages sociaux, les chèques déjeuners, les RTT, le parking d’entreprise.  

La Fiche d’Embauche Dématérialisée (FED), créée et déployée par la Caf du Nord, a été adoptée par la Caf de la Loire. En quoi consiste cette FED ?  Grâce à un système de workflow, les personnes recrutées complètent les documents officiels à distance à partir d’un lien qui leur est envoyé : depuis les pièces administratives jusqu’à l’autorisation du droit à l’image ou le règlement interne. Tous les documents sont consultés en ligne. Les notifications de lecture permettent de suivre le dossier par les gestionnaires RH. Les pièces administratives sont également envoyées via ce flux d’information et de documents. 

En plus de la prise en main facile, l’outil simplifie les échanges avec la personne recrutée et le partage au sein de l’équipe RH, Dorothée Vallez-Délétraz, responsable développement Ressources Humaines de la Caf de la Loire, remarque : « Les retours sur l’outil sont unanimes : c’est top ! Nous renvoyons une image plus moderne où les démarches sont plus faciles. » 

Si on en croit ces témoignages et initiatives, les outils numériques : les essayer c’est les adopter ! Alors, qu’attendons-nous ?