Méthode d'analyse des processus de gestion des ressources humaines

RENFORCER L'EFFICACITE DE LA FONCTION RESSOURCES HUMAINES
PAR LA METHODOLOGIE D'ANALYSE DES PROCESSUS

Les évolutions auxquelles sont confrontées les organismes de Sécurité sociale (automatisation des outils de production, personnalisation de l'usager, gestion du risque...) avec comme conséquence le passage d'une logique de production à une logique de service provoque une mutation importante des modes de fonctionnement. L'usager et la relation entretenue avec lui deviennent le centre des préoccupations. L'objectif est plus que jamais de savoir réagir rapidement à ses demandes, et donc de rechercher une efficacité optimale de la qualité de service. Il s'agit non seulement de répondre avec justesse et/ou rapidité à des opérations élémentaires mais aussi d'avoir la capacité à gérer l'imprévu et les aléas. Cette recherche d'efficacité passe par la maîtrise de ses propres pratiques de fonctionnement et notamment celles afférentes à la gestion des ressources humaines.

Dans ce contexte la Direction de la prospective et des ressources humaines a engagé, sur la base d'une méthode élaboré par Entreprise et Personnel, un projet relatif aux méthodologies d'analyse des processus qui constitue une réponse à ces deux objectifs :

Le développement de l'efficacité de la fonction RH.
Par sa rigueur méthodologique et sa lisibilité due à l'enchaînement des activités, elle permet une meilleure compréhension des processus de gestion tels qu'ils se déroulent réellement dans l'organisme et une réflexion sur leur efficacité conformément aux objectifs qui leur sont assignés.

La recherche de qualité de service, notion centrale dans les organismes de Sécurité sociale... s'applique aussi à la fonction RH.

Comme le rappelle d'ailleurs l'économiste Philippe Lorino : "Décrire l'entreprise en termes de processus, c'est se tourner vers la réalité "physique" de l'entreprise, vers ses activités et la structurer par rapport à ses grandes finalités, donc par rapport à sa stratégie."

La notion de processus est une notion à la fois distincte et transverse à celles de contrôle interne, contrôle de gestion ou de certification. Notions complémentaires et outils à la disposition des directions d'organismes afin d'améliorer la performance globale de l'organisme, elles n'ont pas les mêmes fondements même si, toutes, ont trait au fonctionnement interne de l'entreprise.

Selon Patrick Gilbert, concepteur de cette méthode, une des caractéristiques majeures de la M.A.P (et une des différences majeures avec les notions précitées) peut-être définie de la manière suivante :"par un questionnement sur les objectifs et résultats, la M.A.P permet de s'interroger sur le service rendu à autrui plutôt que le contrôle pour soi".

Les processus de gestion sont des ensembles organisés d'activités, accomplies successivement pour préparer des décisions (qu'elles soient stratégiques, tactiques ou opérationnelles) et répondre ainsi à la demande ou aux besoins des responsables desdits processus (ex : le processus de gestion de la masse salariale, de la formation professionnelle, du recrutement...).

Procédant du diagnostic organisationnel, la méthode d'analyse des processus permet de porter un regard objectif sur les processsus de gestion à l'oeuvre dans l'organisme. Elle dresse un état de l'existant pour répondre à un besoin d'analyse collective des processus Rh, et ce pour :

en comprendre le fonctionnement réel,
et entreprendre si besoin est, des modifications et/ou ajustements pertinents.

Trois types de contexte d'utilisation peuvent être identifiés :

Un accompagnement à la prise de fonction, l'objectif étant de disposer d'un état des lieux objectif du fonctionnement de son organisation et structurant pour la réflexion collective et individuelle.

La structuration d'une réflexion collective sur l'efficacité de l'organisation en place, l'objectif étant de dégager une représentation collective des processus et de leur environnement et ce, par exemple en amont :

- de la clarification/comparaison des pratiques de gestion des différentes directions d'un organisme,
- de la reconstitution de la logique de gestion de l'organisme,
- de la mise en place d'un nouveau système d'information.

L'inventaire des outils de GRH et l'identification de leur contribution par rapport aux décisions de gestion. La méthode d'analyse est dès lors première et fait partie intégrante de la "boîte à outils du DRH", elle a pour objectif de lui permettre de conduire ses activités de façon optimale.

Convaincue de la pertinence de la méthode d'analyse des processus RH, la Direction de la prospective et des ressources humaines de l'Ucanss initie un travail expérimental afin de concevoir une démarche opérationnelle, adaptée aux contextes et enjeux des organismes de Sécurité sociale.

Cette démarche se décline autour :

d'une méthodologie et d'un ensemble de supports

d'un logiciel d'accompagnement produisant des représentations des processus permettant de :

- construire et analyser le processus étudié par le biais d'une fiche processus,
- visualiser le processus par le biais du tableau synoptique,
- mettre en cohérence l'ensemble des processus étudiés.

Acuellement le développement de l'application informatique porte sur la gestion des personnes avec cinq processus traités : le recrutement, la mobilité, la révision des situations individuelles, l'évaluation des compétences et l'élaboration du plan de formation. Il sera par la suite étendu à d'autres processus RH.

L'année 2001 constitue une année d'expérimentation au sein de quelques organismes au terme de laquelle une offre de service globale sera proposée à l'ensemble des organismes de Sécurité sociale courant 2002.

Direction de la prospective et des ressources humaines

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